RAB vs Realisasi: Cara Kontraktor Mengendalikan Biaya Proyek

Biaya proyek konstruksi terkendali kalau tiga kebiasaan ini jalan bersamaan. Pertama, RAB dipecah per item pekerjaan, bukan satu angka gelondongan. Kedua, setiap pengeluaran dicatat hari itu juga ke item RAB yang sesuai. Ketiga, selisih antara rencana dan realisasi dicek setiap minggu, bukan pas proyek selesai. Kalau salah satu dari tiga ini tidak jalan, biaya proyek pada dasarnya berjalan tanpa kendali.

Banyak kontraktor kecil dan pemborong baru sadar ada masalah justru saat proyek sudah beres. Termin sudah cair semua, tagihan toko sudah dibayar, upah tukang sudah lunas. Tapi sisa uang di rekening jauh dari hitungan awal, dan tidak ada yang bisa menjelaskan angkanya lari ke mana. Artikel ini membahas cara mengendalikan biaya proyek dengan disiplin membandingkan RAB vs realisasi, pakai contoh angka dari satu proyek renovasi sederhana supaya gampang diikuti.

Ke Mana Perginya Untung Proyek

Untung proyek jarang hilang dalam satu kejadian besar. Biasanya menguap sedikit demi sedikit lewat empat lubang yang sama di hampir semua proyek.

• Bon material tercecer. Beli semen pagi, bonnya masuk kantong celana, sorenya hilang. Satu bon Rp 300 ribu terlihat kecil. Tapi kalau kejadian dua kali seminggu selama tiga bulan, itu sudah Rp 7 jutaan yang tidak pernah masuk hitungan.
• Kasbon tukang tidak tercatat. Tukang pinjam Rp 200 ribu hari Rabu, dijanjikan potong gajian Sabtu. Sabtu datang, yang ingat cuma tukangnya. Kasbon yang lupa dipotong itu biaya upah tambahan yang tidak pernah direncanakan.
• Pekerjaan tambah dikerjakan tanpa hitung ulang. Owner minta geser posisi pintu, tambah satu titik listrik, ganti model kanopi. Karena merasa tidak enak, semua dikerjakan dulu tanpa bicara harga. Materialnya keluar dari kantong kontraktor, dan di akhir proyek sulit menagihnya.
• Harga material naik di tengah jalan. RAB disusun pakai harga besi bulan Januari, proyek jalan sampai April. Kalau kenaikan harga tidak pernah dibandingkan dengan asumsi RAB, selisihnya diam diam menggerogoti margin.

Keempat lubang ini punya satu kesamaan. Semuanya baru ketahuan kalau ada pembanding. Dan pembanding itu namanya RAB yang disusun dengan benar.

Menyusun RAB yang Bisa Dikontrol

RAB satu baris berbunyi “Renovasi rumah: Rp 150 juta” tidak bisa dikontrol. Kalau di tengah proyek uang sudah keluar Rp 100 juta, tidak ada cara untuk tahu itu wajar atau sudah kebablasan. RAB yang bisa dikontrol dipecah per item pekerjaan.

Ambil contoh proyek renovasi rumah dengan nilai kontrak Rp 150 juta. Pecahannya kira kira seperti ini.

• Bongkaran dan persiapan: Rp 5 juta
• Pondasi dan struktur: Rp 30 juta
• Dinding dan plesteran: Rp 25 juta
• Atap: Rp 20 juta
• Lantai dan keramik: Rp 18 juta
• Kusen, pintu, jendela: Rp 12 juta
• Finishing dan pengecatan: Rp 15 juta
• Biaya tak langsung: Rp 7,5 juta
• Cadangan tak terduga: Rp 7,5 juta

Total anggaran biaya Rp 140 juta, sehingga target untung Rp 10 juta dari kontrak Rp 150 juta. Angka target ini penting. Tanpa target yang jelas, kontraktor tidak akan pernah tahu apakah proyek untung sesuai rencana atau cuma untung seadanya.

Pisahkan material dan upah di setiap item

Setiap item dipecah lagi jadi dua: material dan upah. Item dinding dan plesteran Rp 25 juta misalnya, dipecah jadi material Rp 16 juta dan upah Rp 9 juta. Gunanya, saat ada selisih, langsung ketahuan sumbernya. Selisih di material berarti soal harga atau pemakaian bahan. Selisih di upah berarti soal jumlah hari kerja atau produktivitas tukang.

Jangan lupa dua pos yang paling sering hilang

Biaya tak langsung sering tidak masuk RAB karena dianggap kecil. Padahal transport material, sewa alat, konsumsi rapat dengan owner, sampai retribusi lingkungan bisa makan 4 sampai 6 persen nilai proyek. Di contoh tadi, Rp 7,5 juta sudah disiapkan untuk pos ini.

Pos kedua adalah cadangan tak terduga. Sisihkan 5 sampai 10 persen dari anggaran biaya. Cadangan ini bukan untuk menutup salah hitung, tapi untuk hal yang memang tidak bisa diprediksi, seperti hujan berkepanjangan atau kondisi struktur lama yang ternyata lebih parah dari perkiraan. Kalau tidak terpakai, cadangan ini jadi tambahan untung. Kalau tidak disiapkan sama sekali, setiap kejutan langsung memotong margin.

Disiplin Pencatatan Harian

RAB serapi apa pun tidak ada gunanya kalau realisasinya tidak dicatat. Aturannya sederhana. Setiap pengeluaran dicatat hari itu juga, dan dicatat ke item RAB yang sesuai.

Tentukan dulu siapa yang pegang catatan. Di proyek kecil biasanya mandor atau kontraktornya sendiri. Kalau sudah ada admin, serahkan ke admin dengan aturan jelas: mandor wajib setor bon dan laporan setiap sore. Yang penting satu orang yang bertanggung jawab, bukan semua orang mencatat semaunya di tempat masing masing.

Tiga kebiasaan kecil yang menyelamatkan banyak uang:

• Bon difoto hari itu juga. Kertas bon boleh hilang, fotonya tidak. Beli semen Rp 1,2 juta, foto bonnya sebelum keluar dari toko, catat ke item dinding dan plesteran.
• Kasbon langsung masuk catatan. Tukang kasbon Rp 200 ribu, detik itu juga dicatat ke item upah pekerjaan yang sedang dia kerjakan. Saat gajian tinggal lihat catatan, tidak ada yang lupa dipotong.
• Tidak ada istilah “nanti dirapikan”. Catatan yang ditunda sampai akhir minggu hampir pasti bolong. Ingatan manusia untuk urusan uang receh itu pendek sekali.

Kuncinya bukan alatnya. Buku tulis bisa, spreadsheet bisa. Kuncinya konsistensi harian dan setiap angka menempel ke item RAB-nya.

Review Mingguan, Bukan Review Akhir Proyek

Ini kebiasaan yang paling membedakan proyek untung dan proyek buntung. Setiap akhir minggu, duduk 30 menit, bandingkan realisasi dengan RAB per item.

Kembali ke contoh renovasi tadi. Masuk minggu kedua, item dinding dan plesteran sudah menyerap Rp 12 juta dari anggaran Rp 25 juta, alias 48 persen. Padahal progres fisik dindingnya baru sekitar 35 persen. Ada selisih sekitar Rp 3 juta yang jalan lebih cepat dari pekerjaannya. Karena ketahuan di minggu kedua, masih ada waktu untuk cari sebabnya. Ternyata harga bata naik dan pemakaian semen lebih boros dari asumsi.

Dari temuan seperti itu, ada beberapa keputusan yang bisa diambil selagi proyek masih panjang:

• Ganti spesifikasi material yang setara tapi lebih masuk anggaran, tentu dengan sepengetahuan owner
• Nego ulang harga ke toko material, atau pindah ke supplier lain untuk kebutuhan sisa proyek
• Perketat pemakaian bahan di lapangan dan atur ulang komposisi tukang dan kenek supaya upah harian lebih efisien
• Kalau selisihnya memang di luar kendali, pakai sebagian cadangan tak terduga secara sadar, bukan diam diam

Bandingkan dengan kontraktor yang baru menghitung di akhir proyek. Selisih Rp 3 juta di item dinding baru ketahuan setelah semua selesai, digabung selisih di atap dan finishing yang juga tidak pernah dicek. Tidak ada satu pun keputusan yang bisa diambil lagi. Item yang mulai jebol harusnya ketahuan sejak minggu kedua, bukan bulan kedua.

Pekerjaan Tambah Kurang: Penyelamat Margin Nomor Satu

Kalau cuma boleh pilih satu aturan dari seluruh artikel ini, pilih yang ini. Setiap pekerjaan tambah harus dihitung, ditulis, dan disetujui owner sebelum dikerjakan, lengkap dengan harganya.

Di lapangan, permintaan tambahan hampir selalu datang. Di contoh renovasi tadi, masuk minggu keempat owner minta tambah kanopi carport yang tidak ada di kontrak. Kontraktor yang disiplin akan berhenti sebentar, hitung material dan upahnya, misalnya ketemu Rp 8 juta, lalu sodorkan catatan tambah kurang untuk ditandatangani. Baru setelah itu kanopi dikerjakan, dan RAB ditambah satu item baru senilai Rp 8 juta.

Kontraktor yang tidak enakan akan langsung mengerjakan. Di akhir proyek, tagihan Rp 8 juta itu jadi bahan debat. Owner merasa itu bagian dari harga borongan, kontraktor merasa itu tambahan. Yang sering terjadi, tagihannya dibayar sebagian atau tidak dibayar sama sekali. Dari target untung Rp 10 juta, hilang Rp 8 juta gara gara satu kanopi. Itulah kenapa aturan tertulis sebelum dikerjakan disebut penyelamat margin nomor satu.

Berlaku juga sebaliknya untuk pekerjaan kurang. Kalau owner membatalkan satu pekerjaan, catat pengurangannya secara tertulis juga, supaya nilai kontrak akhir sama sama jelas.

Membaca Kesehatan Proyek dari Angka

Ada satu cara cepat menilai proyek sehat atau tidak: bandingkan persentase realisasi biaya dengan persentase progres fisik.

Contohnya begini. Di minggu keenam, progres fisik renovasi sekitar 60 persen. Cek total realisasi biaya. Kalau yang terpakai Rp 82 juta dari anggaran Rp 140 juta, itu sekitar 58 persen. Biaya jalan seiring pekerjaan, proyek sehat. Kalau yang terpakai Rp 105 juta alias 75 persen padahal fisik baru 60 persen, ada masalah serius. Sisa anggaran 25 persen harus menyelesaikan 40 persen pekerjaan, dan itu hampir pasti tidak cukup.

Aturan praktisnya: realisasi biaya boleh sedikit di bawah atau setara progres fisik. Begitu realisasi konsisten lebih tinggi dari progres fisik dua minggu berturut turut, berhenti dan cari sumbernya di level item. Angka gabungan hanya memberi tahu ada masalah. RAB per item yang memberi tahu masalahnya di mana.

Kalau Proyeknya Sudah Lebih dari Satu

Semua praktik di atas bisa dijalankan dengan buku tulis atau spreadsheet, dan untuk satu proyek itu cukup. Masalah mulai muncul saat proyek jalan dua atau tiga sekaligus. Bon proyek A tercampur dengan proyek B, kasbon tukang yang pindah pindah lokasi jadi kabur, dan review mingguan yang harusnya 30 menit berubah jadi kerja semalaman merapikan catatan. Di titik itu banyak kontraktor menyerah, dan kebocoran lama kambuh lagi.

Kalau sudah sampai fase itu, wajar mulai melirik alat bantu. Kami pernah membahas lebih dalam soal ini di artikel aplikasi manajemen proyek konstruksi untuk anggaran dan progres, termasuk kapan spreadsheet masih cukup dan kapan tidak. Arrazy sendiri terbiasa mengerjakan kebutuhan digital untuk bisnis konstruksi, salah satunya website Mandor Bangun, company profile kontraktor dengan galeri proyek yang dibangun untuk memenangkan kepercayaan calon klien.

Yang terpenting, mulai dulu dari disiplinnya. RAB dipecah per item, catat pengeluaran hari itu juga, review selisih tiap minggu, dan jangan pernah mengerjakan pekerjaan tambah tanpa persetujuan tertulis. Empat kebiasaan itu gratis, dan dampaknya ke margin jauh lebih besar daripada alat secanggih apa pun. Kalau suatu saat butuh sistem pencatatan yang dirancang khusus untuk alur kerja proyek Anda, tim kami terbuka untuk diskusi lewat halaman kontak Arrazy.